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要点をおさえて、重要な情報を適切に伝えるプレゼンの極意

  • 2020年11月25日
  • ライフハッカー[日本版]

上司から、重要な問題やデータの説明をするよう求められた。あるいは、そこまで重大な場面ではなくとも、上司(とあなた)の貴重な時間をムダにせずに、込み入った話を伝える必要に迫られた。

そんな時に、絶体絶命の気分に陥ることはあるものです。

伝えるべきことを事前に頭の中で列挙しておいても、いざ説明の場になるとそれがまったく思い出せなくなり、時間に迫られて、意味があったりなかったりする文章をしどろもどろに吐き出すだけで終わってしまう。

これもまた、ありがちな話です。

あなたが自分のキャリアの中で、この分野のスキルを改善したいと考えているのなら、歴代の大統領から企業のトップまで、さまざまな人を相手にブリーフィングを行った実績を持つGrant T. Harris氏が、Harvard Business Reviewの記事で上手な説明をするためのコツを明かしてくれています。

今回は、その要点をまとめました。

「うなずきのキーパーソン」を探そう

新しい情報を聞いた時に、あなたの上司が必ずチラ見する人物はいますか?その際に上司は、受け取った情報を解説、あるいは承認してくれる人を探しているような表情をしていませんか?

Harris氏によれば、その視線の先にある人こそ、上司にとっての「うなずきのキーパーソン」なのだそうです。

トップに立つ人は、ブリーフィングが重要なポイントに差し掛かると、信頼の置ける人物に視線を向け、説明者の発言を肯定する表情をしているかどうかを確認します。

説明をしているあなたは、この人物から「イエス」の意味を込めたうなずきを引き出さなくてはなりません。

この無言のジェスチャーが、上司に安心感を与えます。説明されている概念が真っ当で、適切な人から助言を受けていることが、うなずきから伝わるからです。

説明者の見解を肯定するうなずきが得られないと、追加説明を求める質問が投げかけられ、部屋の空気は疑念に満ちたものになってしまいます。

さらに悪いことに、信頼の置ける人物から疑念のこもった目つきを送られたり、賛成できないという態度を示されたりしたら、せっかくのプレゼンの機会がたちまち死刑宣告の場と化してしまいます。

Harris氏は、プレゼンが始まる前の時点で、このキーパーソンを見極めるとともに、その人物に対して訴えたいテーマを上司に伝えるならどのようなアプローチが良いのか、意見を聞くようすすめています。

(さらに細かいことを言えば、Harris氏が言っている「部屋」とは、現在はZoomのリモート会議の場を指すはずです。この場合、理想的な環境であれば、上司や同僚の姿や顔の表情も見られる状況にあるでしょう。)

「言葉以外の仕草」の意味を把握しておく

ある程度の期間、一緒に働いていれば、ある人が目を思い切り細めて横目で見ている時、とても興味を惹かれているのか、「こんなつまらない話で私の時間をムダにするヤツがいるとは信じられない」という表情なのか、判断がつくはずです。

上司が、手短かに話を切り上げてほしいと思っているのか、さらに詳細について突っ込んだ話を聞きたいのか判断するために、上司のボディーランゲージに注意を払い、その意味を知っておくようにと、Harris氏はアドバイスしています。

このような事前準備をしたうえで、プレゼンの最中はこうした手がかりとなる仕草に注意を払い、その場の空気を的確に読みましょう。

上司の資料の扱い方の癖を知っておく

あなたの上司は、資料の全文にくまなく目を通し、必ず何かしらのコメントをくれる人でしょうか? それとも、ざっと目を通し、間違っているところがあった時だけ指摘するタイプでしょうか?

上司が資料をどう扱うのか、その癖を見極めておけば、プレゼンの間に(自分やその仕事ぶりを上司が嫌っていると思い込んで)ずっと不安に駆られることなく、あなたが持つ情報を、意義ある対話の形で提示できるはずです。

肝心な情報だけを伝える

時と場合によっては、本筋とは関係ない話や楽しいエピソードが受け入れられることもあります。

けれども、重要な情報を上司に伝える場はほとんどの場合、そうしたタイミングとは言えないでしょう。ただし、説明者以外の人の言動がきっかけで、話が脇道にそれてしまうことはあり得ると、Harris氏は指摘しています

会話がテーマから外れた、ある質問をきっかけにミーティングが脇道にそれた、あるいは参加者の誰かがお決まりの話題について愚痴を言い始めた、といった事態に備えて、話を本筋に戻し、自分が必要としている成果を得るための方法を、事前にいくつか考えておきましょう。

さりげなく、けれどもきっぱりと、話題を戻すことができる才能を持つ人は稀です。

とはいえ説明する側は、「融通がきかない」「ロボットのようだ」という印象を残したくはないはずです。

プレゼン後の補足説明は必要な時だけに

「あなたがプレゼンを終え、ほかの出席者の間で議論が始まったら、議論の進行はほかの人たち任せるべきだ」とHarris氏は述べています。

「求められてもいないのに何か追加で意見を言わなければ」「その話題に詳しいところを見せなければ」といった気持ちに駆られる必要はないというのです。

その理由は以下の通りです

議論が始まったら、説明者のあなたが割って入るべきか、入るとしたらどのタイミングなのかという判断は、できる限り戦術的に行う必要があります。

(説明相手の)幹部は、その部屋にいるほかの人たちと話し合っているか、独り言を言っているかのどちらかです。

発言のタイミングを誤ると、思考の流れを脱線させたり、上司に不快感を抱かせたりする恐れがあります。

***

言うまでもなく、自分のプレゼンの内容について事前に調査を行い、しっかりと把握しておくことは必須です。

けれども、いざ上司への説明の場に立ったなら、

言語以外の仕草の意味を読んで適切に反応すること 脇道にそれないこと 話すのをやめて人の話を聞くのに集中すべきタイミングを把握すること

が効果的な情報伝達のカギを握るのです。

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Image: Mangostar/Shutterstock.com

Source: The White House, Harvard Business Review

Elizabeth Yuko - Lifehacker US[原文

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