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さようなら、無駄な会議。有意義な時間に会議を変身させる方法

  • 2019年4月25日
  • ライフハッカー[日本版]

こんにちは。「5分会議」で人と組織を育成する専門家の沖本るり子です。

会議をうまく活用し、成果を出せていますか?

多くの人は、「会議は無駄」「無駄な会議が多い」と言っています。

しかし、無駄と言いつつ、定例会議、戦略会議、リーダー会議、朝会、打合せなど、あらゆる会社や組織で、今もさまざまな会議が行われています。

しかも、うまく活用できている組織は少ないのが現状です。

そこで、会議が有意義な時間と場として活用できる方法をご紹介します。

沖本るり子(おきもと るりこ)

株式会社CHEERFUL 代表。1分トークコンサルタント。「5分会議」で、人と組織を育てる専門家。江崎グリコなどを経て、聞き手が「内容をつかみやすい」「行動に移しやすい」伝え方を研究。現在、企業向けコンサルタントや研修講師を務めている。明治大学履修証明プログラムやリバティアカデミーでも登壇中。著書に『生産性アップ!短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」』(明日香出版社)、『期待以上に人を動かす伝え方』(かんき出版)などがある。

結果、無駄な会議が多い理由

Image: Fred Ho/ shutterstock

あなたの会社の会議で、次のようなことはないでしょうか?

・一方向的な説明や報告だけの会議

・話し合いが終わっても、何も決まっていない会議

・結局、「鶴の一声」で話し合った内容が覆る会議

・質問しても意見が出ずに、シーンとしている会議

・居眠りやスマホをいじって上の空の人ばかりの会議

・些細なことで開かれる会議

だからこそ、参加者は「会議は時間の無駄だ」と言うのです。しかし、主催者であるリーダーは、無駄とは思っていないから開いたのです。

つまり、「会議は無駄」ではなく、主催者も参加者も全員が無駄な会議にしているのです。そして、「無駄な会議」と言い続けながら、意見の食い違いから人間関係を壊したり、貴重な時間を浪費する会議が開催され、参加し続けていくのです。

では、どうして無駄な会議になってしまうのでしょうか?

それは、参加者が「誰かがなんとかしてくれるだろう」と他人事で、自分事として参加していない場合が多く、有意義な時間にならないのです。

一方、会議を主催するリーダーが、会議の役割を知らないことが挙げられます。

意見を出し合い、参加者合意の基で決議することは、会議の目的かもしれませんが、会議の役割ではありません。

会議の役割は、「人と組織の成果と成長を促す」ことです。言い換えれば、会議を「人と組織の成果と成長を促す」ためのツールとして考えるべきです。

ツールは、活用方法により有効にも、無駄にもなります。会議も同様に、やり方次第で、自立型人材の育成、決断力の向上、まとめる力、対人対応力の向上など、人材育成やスキルアップを効率的かつ効果的に行う場として生かすことができるわけです。

会議を活用するための、3つの条件

Image: Fred Ho/ shutterstock

リーダーが権威をふりかざしたいのであれば、従来通り、リーダーに依存する会議もいいでしょう。しかし、有意義な会議にしたいのであれば、会議を主催するリーダーが会議をうまく活用することが欠かせません。

そのためには、まず、3つの条件があることを覚えておきましょう。

1. 視点を分けた、話し合いにする

会議中、話が脱線する原因の1つに、視点が定まらずあれこれ自由に幅広く話しはじめることが考えられます。

また、漠然と考えるだけなので、深堀した考えに及ばないのです。

そこで、多面的に考えるため、あらかじめ視点を決めておき、それに沿って意見を出していくのです。

たとえば、予算の視点、顧客の視点、社員の視点というように、1つの視点に思考時間を集中させることで意見を引き出し、視点を変えて繰り返します

2. 賛否でもめない、話し合いにする

私たちは、誰かの意見を聞くと、すぐ、賛否を先に考えしてしまいます。

そこで、多面的に考えて、話を聞き出し、よく吟味することをおすすめします。

相手の話をよく理解していないのに、賛否の結論を出すのは早すぎます。人の話をしっかり聞くことは基本。その後に、自分の意見を語っても遅くはありません。

3. 肩書きや立場に左右されない、話し合いにする

上司の意見にあれこれ物を申すには、勇気が必要な場合は多いものです。

そこで、会議の主催者は、参加者全員がそれぞれの立場を感じることなく、会議を進める必要があります。

立場が関係ない場であれば、言いにくいことも言えるため、多くの意見が出やすく、よりより結果や結論を導くことが期待できます。

有意義な会議にするための方法

Image: Fred Ho/ shutterstock

無駄な会議を改善して、多くの人が目指すべき会議とは、どのようなものでしょうか?

前述の通り、立場を超えて話し合ったり、情報を共有したり、何かを決め、実践する。しかし、それだけでは、有意義な会議とは言えません。

たとえば、売上げを1.1倍にすると話し合いで決め、結果として1.2倍になったとしましょう。それで、満足している会議は、有意義ではなく、当たり前の会議だったということです。

有意義な会議とは、さらに付加価値のある会議です。

付加価値のある会議とは、会議を活用して人が育つことです。会議に参加すれば、必然的にビジネススキルが磨けたり、能力を向上させることができるのが有意義な会議です。

そこで、有意義な会議にするための方法をご紹介しましょう。

1. テーマを多面的な視点に分けて話し合いを行う

2. 分けた視点ごとに、話し合う制限時間を分刻みで設定する

3. 進行係(会議の司会)、時間係(時間の管理)、メモ係(話し合いの記録)を設ける

4. 意見はメモ係がすべて書き出す

5. 視点を分けた会議ごとに、係を輪番制にして交替する

6. 意見は、順番に一人一言に限定。制限時間内は何度も意見交換を行う

7. 時間係は、時間をしっかり管理する

8. 進行係は、上記の内容を指示する

次に、上記1.〜8.を踏まえ、会議の進め方を変えることで、磨かれるスキル、向上する能力について説明します。

まず、話し合う時間を分単位で制限して、時間になったら打ち切ることで、話す内容や会議そのものに時間を意識するようになり、時間内に終わらせるように努力することで思考力が向上します。

これは、意見を一人一言にすることにもつながり、要点だけを話せるようにスキルが磨かれます。

同様に、メモ係も話を聴くスキルと話をまとめて書くスキルが磨かれます。

話す内容をだらだらとまとめることが大変だと気付き、その上で、相手の立場で考え、自分が発言するときは、要点をまとめて話すようになるわけです。

このように、会議で時間意識が芽生えることで、ほかの業務でも時間管理ができるようになり、時短と効率化につながるはずです。

これまで行っていた会議を振り返ってみてください。

1つの方向からしか物事を考えていなかった場合、視点を分けて考えることで、物事を多面的に考えられるようになります。そのため、問題の早期発見や解決にもつながってきます。

そして、会議を活用して、スキルを磨いたり、能力が向上することで、付加価値のある会議になるのです。

リーダーが、参加者全員に役割を設定してまかせるからこそ、参加者全員の力を掛けあわせた能力を発揮でき、より生産性の高い有意義な会議に変えることが可能なのです。

有意義な会議にするには、会議を取り仕切るリーダーが、参加者に会議をまかせるしかないのです。

あなたが、どのような立場であっても、ぜひ有意義な会議にしてほしいものです。

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Image: Fred Ho(1 , 2 , 3 , 4)/ shutterstock

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